基本審計(jì)技術(shù)
1.什么是基本審計(jì)技術(shù)[1]
基本審計(jì)技術(shù)是在審核檢查時(shí)必須采用的,并能用來直接收集重要審計(jì)證據(jù)的技術(shù),一般包括審計(jì)抽樣技術(shù)、分析性復(fù)核技術(shù)、內(nèi)部控制自我評(píng)估技術(shù)、審閱法、盤存法、函證法、觀察法和鑒定法等內(nèi)容。
2.基本審計(jì)技術(shù)的內(nèi)容[2]
一、審閱法
審閱法是指通過對(duì)被審計(jì)單位有關(guān)書面資料進(jìn)行仔細(xì)觀察和閱讀來取得審計(jì)證據(jù)的一種審計(jì)技術(shù)方法。根據(jù)有關(guān)法規(guī)、政策、理論、方法等審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)對(duì)書面資料進(jìn)行審閱,借以鑒別資料本身所反映的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否真實(shí)、正確、合法、合理及有效。
審閱法是一種十分有效的審計(jì)技術(shù),不僅可以取得一些直接證據(jù),同時(shí)還可以取得一些間接證據(jù),如通過審閱可以找出可能存在的問題和疑點(diǎn),作為進(jìn)一步審查的線索。審閱法主要用于對(duì)各種書面資料的審查,以取得書面證據(jù)。書面資料主要包括會(huì)計(jì)資料和其他經(jīng)濟(jì)信息資料及管理資料。
1.會(huì)計(jì)資料的審閱
會(huì)計(jì)資料包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表,對(duì)它們的審閱應(yīng)注意如下要點(diǎn):
(1)會(huì)計(jì)資料本身外在形式是否符合會(huì)計(jì)原理的要求和有關(guān)制度的規(guī)定;
(2)會(huì)計(jì)資料記錄是否符合要求;
(3)會(huì)計(jì)資料反映的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否真實(shí)、正確、合法和合理;
(4)有關(guān)書面資料之間的勾稽關(guān)系是否存在、正確。
2.其他資料的審閱
對(duì)會(huì)計(jì)資料以外的其他資料進(jìn)行審閱,往往是為了獲取進(jìn)一步的信息。至于到底需要審閱哪些資料,則應(yīng)視審計(jì)時(shí)的具體情況而定。如在審閱產(chǎn)品成本核算資料時(shí),發(fā)現(xiàn)實(shí)際耗用工時(shí)與定額耗用工時(shí)相去甚遠(yuǎn),為此,應(yīng)審閱考勤記錄和派工單(或生產(chǎn)任務(wù)通知單)等資料,以查明該單位是否弄虛作假。
必要時(shí),應(yīng)審閱的其他資料通常包括有關(guān)法規(guī)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、計(jì)劃預(yù)算資料、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議書、委托書、考勤記錄、生產(chǎn)記錄、各種消耗定額、出車記錄等等。
3.審閱的技巧
審閱的主要目的,是通過對(duì)有關(guān)資料的仔細(xì)觀察和閱讀,借以發(fā)現(xiàn)一些疑點(diǎn)和線索,以抓住重點(diǎn),縮小檢查范圍。這就要求掌握一定的審閱技巧。
(1)從有關(guān)數(shù)據(jù)的增減變動(dòng)有無異常,來鑒別判斷被審計(jì)單位可能在哪些方面存在問題。有異常情況的數(shù)據(jù),通常稱異常數(shù),它是指某些數(shù)據(jù)資料違反了會(huì)計(jì)原理的要求,或是違反了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)際情況而出現(xiàn)在正常情況下不應(yīng)有的現(xiàn)象。如庫存商品、現(xiàn)金、原材料等財(cái)物明細(xì)賬出現(xiàn)赤字余額。
運(yùn)用審閱法從異常數(shù)方面著手,來發(fā)現(xiàn)有無問題時(shí),具體可從以下三個(gè)方面來衡量。
①從數(shù)據(jù)增減變動(dòng)幅度的大小來衡量。從這方面著手發(fā)現(xiàn)問題,關(guān)鍵是要把握住各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)本身的數(shù)量界限。如在正常情況下工資費(fèi)用、管理費(fèi)用發(fā)生了巨額的增減變化,一般都隱藏有一定的問題。
②從數(shù)據(jù)本身的正負(fù)方向上來衡量。會(huì)計(jì)數(shù)字的正負(fù)方向,反映了會(huì)計(jì)賬戶表示的屬性,如財(cái)產(chǎn)物資類賬戶余額出了負(fù)數(shù),這種表示就違背了該類賬戶的屬性,一般來說均有問題。
③從相關(guān)數(shù)據(jù)之間的變化關(guān)系來衡量。相關(guān)的會(huì)計(jì)賬戶存在著一定的關(guān)系,一個(gè)賬戶的變動(dòng)必然引起某個(gè)或某些賬戶的相應(yīng)變動(dòng),如果變動(dòng)的方向及變動(dòng)的幅度不相適應(yīng),則說明這種變動(dòng)存在一定的問題。如對(duì)外投資金額有了巨額增加,但投資收益增加很小甚至減少,這就說明與這種變化不相適應(yīng),可能存在某種問題。
(2)從會(huì)計(jì)資料和其他資料反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)程度,來鑒別判斷被審計(jì)單位有無問題。會(huì)計(jì)資料及其他資料理應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映單位各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過程和結(jié)果,如果資料反映的情況和實(shí)際活動(dòng)不符,則被審計(jì)單位就有弄虛作假的可能。
(3)從會(huì)計(jì)賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系的正確性,來鑒別判斷被審計(jì)單位有無問題。相關(guān)的會(huì)計(jì)賬戶都有明確的對(duì)應(yīng)關(guān)系,而每個(gè)賬戶都有固定的核算內(nèi)容,如果任意變動(dòng)每個(gè)賬戶的核算內(nèi)容,甚至將不相關(guān)的賬戶對(duì)應(yīng)起來,一般都存在造假行為。如將投資收益、其他收入記入應(yīng)付賬款賬戶,或?qū)?yīng)收款賬戶與費(fèi)用賬戶對(duì)應(yīng)、收入賬戶與應(yīng)付款賬戶對(duì)應(yīng),以達(dá)到轉(zhuǎn)移收入或支出的目的。
(4)從時(shí)間上有無異常,來分析判斷被審計(jì)單位是否存在問題。每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從開始執(zhí)行到結(jié)束的整個(gè)過程所持續(xù)的時(shí)間,都有一定的限度。若在有關(guān)資料上沒有載明業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間,或是雖載明了時(shí)間,但從發(fā)生日至記賬日(或結(jié)轉(zhuǎn)日)之間的時(shí)差相距甚遠(yuǎn),則可能隱藏著某種問題。
(5)從單位購銷活動(dòng)有無異常,來鑒別判斷被審計(jì)單位有無問題。審計(jì)人員可從書面資料審閱中,發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位在購銷活動(dòng)方面有無舍近求遠(yuǎn)、舍優(yōu)購劣的現(xiàn)象,以及購銷活動(dòng)內(nèi)容、物流方向、購銷價(jià)格、結(jié)算方式等是否正常、合理、合法。
(6)從業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度以及思想品德,來鑒別判斷可能存在的問題。審計(jì)人員可以從書面資料審閱入手,進(jìn)一步了解重要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)情況,以助于判斷有無問題存在。
(7)從資料本身應(yīng)具備的要素內(nèi)容,去鑒別判斷問題存在的可能性。任何資料都應(yīng)該具備所要求的要素,如果要素內(nèi)容不全,均應(yīng)進(jìn)一步查明原因,以證實(shí)有無問題。
要有效地運(yùn)用審閱法,必須結(jié)合使用復(fù)核、核對(duì)的方法,及時(shí)證實(shí)審閱中發(fā)現(xiàn)的問題。審閱時(shí)應(yīng)認(rèn)真仔細(xì),不要放過一個(gè)要素,更不要放過一個(gè)數(shù)字,邊審閱、邊思考,善于發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)和線索,并要進(jìn)行完整的記錄。為了避免重復(fù)和疏漏,審閱時(shí)應(yīng)運(yùn)用符號(hào),以區(qū)別已審閱和未審閱的資料。
二、復(fù)核法
復(fù)核法,又稱復(fù)算法或重新計(jì)算法,是審計(jì)人員對(duì)被審計(jì)單位的原始憑證及會(huì)計(jì)記錄中的數(shù)據(jù)的驗(yàn)算或另行計(jì)算。審計(jì)人員在進(jìn)行審計(jì)時(shí),往往要對(duì)被審計(jì)單位的憑證、賬簿和報(bào)表中的數(shù)字進(jìn)行計(jì)算,以驗(yàn)證其是否正確。審計(jì)人員的計(jì)算可根據(jù)需要進(jìn)行,不一定按照審計(jì)單位原來的計(jì)算順序進(jìn)行;計(jì)算過程中,不僅要注意計(jì)算結(jié)果是否正確,還要注意過賬、轉(zhuǎn)賬等方面的差錯(cuò)。計(jì)算還包括對(duì)會(huì)計(jì)資料中有關(guān)項(xiàng)目的加總或其他運(yùn)算。其中加總既包括橫向數(shù)字的加總,也包括縱向數(shù)字的加總。在報(bào)表審計(jì)中,要充分注意到利用加總技術(shù)來獲取必要的審計(jì)證據(jù)。
1. 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的復(fù)核
會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的復(fù)核,主要是指對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)資料提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行的復(fù)核。
(1)會(huì)計(jì)憑證復(fù)核。
①復(fù)核原始憑證上的數(shù)據(jù)、單價(jià)與金額的計(jì)算有無錯(cuò)誤,涉及多個(gè)子項(xiàng)的原始憑證,注意復(fù)核其合計(jì)是否正確,對(duì)于自制的付款憑證如工資結(jié)算憑證,更應(yīng)注意,以防有詐;
②復(fù)核記賬憑證所附原始憑證的金額合計(jì)是否正確;
③復(fù)核記賬憑證匯總表(科目匯總表)是否正確;
④復(fù)核轉(zhuǎn)賬憑證上轉(zhuǎn)記金額計(jì)算是否正確;
⑤復(fù)核成本計(jì)算中有關(guān)費(fèi)用的歸集與分配,以及單位成本的計(jì)算有無錯(cuò)誤等。
(2)會(huì)計(jì)賬簿復(fù)核。
①復(fù)核明細(xì)賬、日記賬、總賬的本期借、貸方發(fā)生額的計(jì)算是否正確;
②復(fù)核各賬戶余額的計(jì)算有無錯(cuò)誤,尤其是應(yīng)注意現(xiàn)金日記賬和有關(guān)實(shí)物明細(xì)賬的復(fù)核,以防利用記賬技巧進(jìn)行舞弊;
③復(fù)核有關(guān)明細(xì)賬余額之和的計(jì)算有無錯(cuò)誤。
(3)會(huì)計(jì)報(bào)表復(fù)核。
①復(fù)核資產(chǎn)負(fù)債表中的小計(jì)數(shù)、合計(jì)數(shù)及總計(jì)數(shù)的計(jì)算是否正確;
②復(fù)核損益表及其主營(yíng)業(yè)務(wù)收支明細(xì)表、利潤(rùn)分配表中的利潤(rùn)總額、凈利潤(rùn)及利潤(rùn)分配等有關(guān)數(shù)據(jù)的計(jì)算有無錯(cuò)誤;
③復(fù)核現(xiàn)金流量表有關(guān)項(xiàng)目的計(jì)算、小計(jì)數(shù)、合計(jì)數(shù)有無錯(cuò)誤;
④復(fù)核其他明細(xì)表有關(guān)欄和行的合計(jì),以及最后的總計(jì)計(jì)算有無錯(cuò)誤;
⑤復(fù)核各報(bào)表補(bǔ)充資料中有關(guān)指標(biāo)的計(jì)算是否正確。
2.其他數(shù)據(jù)的復(fù)核
主要是對(duì)統(tǒng)計(jì)核算提供的一些重要指標(biāo)的復(fù)核,如工作時(shí)間的復(fù)核,包括定額工作時(shí)間、計(jì)劃工作時(shí)間、實(shí)際工作時(shí)間,生產(chǎn)任務(wù)完成情況的復(fù)核等。必要時(shí),還應(yīng)對(duì)有關(guān)預(yù)測(cè)、決策數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核。
復(fù)核法雖然是一種較為簡(jiǎn)單的技術(shù)方法,但要取得良好的效果,必須善于抓住重點(diǎn)、找準(zhǔn)關(guān)鍵的數(shù)據(jù),必須小心謹(jǐn)慎、反復(fù)驗(yàn)算,絕不可過于自信和輕信。
三、核對(duì)法
核對(duì)法,是指將書面資料的相關(guān)記錄之間,或是書面資料的記錄與實(shí)物之間,進(jìn)行相互核對(duì)以驗(yàn)證其是否相符的一種審計(jì)技術(shù)方法。核對(duì)法亦是審計(jì)技術(shù)方法中較為重要的技術(shù)方法。按照復(fù)式記賬的原理核算的結(jié)果,資料之間會(huì)形成一種相互制約關(guān)系,若被審計(jì)單位的有關(guān)人員,存在無意的工作差錯(cuò)或是故意的舞弊行為,都會(huì)使得制約關(guān)系失去平衡。因此,通過對(duì)相關(guān)資料之間的核對(duì),就能發(fā)現(xiàn)可能存在的種種問題。
在審計(jì)中,需要相互核對(duì)的內(nèi)容很多,但概括起來,主要有三個(gè)方面,即會(huì)計(jì)資料問的核對(duì)、會(huì)計(jì)資料與其他資料的核對(duì),以及有關(guān)資料記錄與實(shí)物的核對(duì)。
1.會(huì)計(jì)資料間的核對(duì)
(1)核對(duì)記賬憑證與所附原始憑證。核對(duì)時(shí)注意兩點(diǎn):一是核對(duì)證與證之間的有關(guān)內(nèi)容是否一致,包括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量、單價(jià)、金額合計(jì)等;二是核對(duì)記賬憑證上載明的所附憑證張數(shù)是否相符。
(2)核對(duì)匯總記賬憑證與分錄記賬憑證合計(jì),視其是否相符。
(3)核對(duì)記賬憑證與明細(xì)賬、日記賬及總賬,查明賬證是否相符。
(4)核對(duì)總賬與所屬明細(xì)賬余額之和,查明賬賬是否相符。
(5)核對(duì)報(bào)表與有關(guān)總賬和明細(xì)賬,查明賬表是否相符。
(6)核對(duì)有關(guān)報(bào)表,查明報(bào)表間的相關(guān)項(xiàng)目,或是總表的有關(guān)指標(biāo)與明細(xì)表之間是否相符。
上述核對(duì)內(nèi)容要點(diǎn),可概括為證據(jù)核對(duì)、賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬表核對(duì)和表表核對(duì)。
2.會(huì)計(jì)資料與其他資料的核對(duì)
(1)核對(duì)賬單。即將有關(guān)賬面記錄與第三方的賬單進(jìn)行核對(duì),查明相互是否一致,有無問題。如將單位的銀行存款的日記賬同銀行的對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì),將應(yīng)收應(yīng)付賬款與外來的對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì),等等。
(2)核對(duì)其他原始記錄。即將會(huì)計(jì)資料同其他原始記錄進(jìn)行相互核對(duì),查明有無問題。這些重要的原始記錄包括核準(zhǔn)執(zhí)行某項(xiàng)業(yè)務(wù)的文件、生產(chǎn)記錄、實(shí)物的入庫記錄、出門證、出庫記錄、托運(yùn)記錄、職工名冊(cè)、職工調(diào)動(dòng)記錄、考勤記錄及有關(guān)人員的信函。在進(jìn)行某些專案審計(jì)時(shí),這種會(huì)計(jì)資料同其他原始記錄之間的相互核對(duì),尤為重要。
3.有關(guān)資料記錄與實(shí)物的核對(duì)
報(bào)表或賬目所反映的有關(guān)財(cái)產(chǎn)物資是否確實(shí)存在,是財(cái)產(chǎn)所有者普遍關(guān)心的問題。因此,核對(duì)賬面上的記錄與實(shí)物之間是否相符,是核對(duì)的重要內(nèi)容。核對(duì)時(shí),應(yīng)將有關(guān)盤點(diǎn)資料同其賬面記錄進(jìn)行核對(duì),或是拿審計(jì)時(shí)的實(shí)地盤點(diǎn)獲得的結(jié)果同其賬面記錄核對(duì)。
通過以上核對(duì),能發(fā)現(xiàn)其中差異所在。這些差異,有些還需要進(jìn)一步審查。進(jìn)行審查時(shí),應(yīng)分析判斷產(chǎn)生的原因及后果,然后再確定需要采用的檢查方法,并實(shí)施更深程度的審查。
具體進(jìn)行核對(duì)時(shí),可以由兩個(gè)人進(jìn)行,也可由一個(gè)人進(jìn)行。由兩個(gè)人進(jìn)行時(shí),一般是一個(gè)讀,另一個(gè)對(duì),這樣做可以提高效率,但常常會(huì)因看錯(cuò)、念錯(cuò)或聽錯(cuò)而影響核對(duì)結(jié)果。由一人進(jìn)行核對(duì),出錯(cuò)的可能性小,也便于發(fā)現(xiàn)問題,但效率低。為了取得滿意的核對(duì)效果,核對(duì)前,應(yīng)對(duì)將用來核對(duì)的資料本身的可靠性進(jìn)行復(fù)核;核對(duì)過程中應(yīng)特別細(xì)心,并要運(yùn)用各種符號(hào)對(duì)是否核對(duì)過、是否有疑問加以識(shí)別;對(duì)復(fù)核中發(fā)現(xiàn)的差異、疑點(diǎn)、線索等要逐一詳細(xì)記錄,必要時(shí)要運(yùn)用其他審計(jì)技術(shù)及時(shí)查明問題。
上述三種方法主要用于對(duì)記錄或文件檢查,也即是審計(jì)人員對(duì)被審計(jì)單位內(nèi)部或外部生成的,以紙質(zhì)、電子或其他介質(zhì)形式存在的記錄或文件進(jìn)行檢查,以獲取可靠程度不同的審計(jì)證據(jù)。
四、盤存法
盤存法,是指通過對(duì)有關(guān)財(cái)產(chǎn)物資的清點(diǎn)、計(jì)量,來證實(shí)賬面反映的財(cái)物是否確實(shí)存在的一種審計(jì)技術(shù)。按具體做法的不同,有直接盤存法和監(jiān)督盤存法兩種。直接盤存法,是指審計(jì)人員在實(shí)施審計(jì)檢查時(shí),通過親自盤點(diǎn)有關(guān)財(cái)物來證實(shí)與賬面記錄是否相符的一種盤存方法。監(jiān)督盤存法,又稱監(jiān)盤,是指審計(jì)人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督被審計(jì)單位各個(gè)實(shí)物資產(chǎn)及現(xiàn)金、有價(jià)證券等的盤點(diǎn),并進(jìn)行適當(dāng)?shù)某椴?。同時(shí),在監(jiān)盤時(shí),審計(jì)人員還應(yīng)對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的質(zhì)量及所有權(quán)予以關(guān)注。
在審計(jì)過程中,審計(jì)人員只是對(duì)被審計(jì)單位盤點(diǎn)工作進(jìn)行監(jiān)督,對(duì)于貴重物資,才進(jìn)行抽查復(fù)點(diǎn)。采取監(jiān)督盤存法的目的是為了確定被審計(jì)單位實(shí)物形態(tài)的資產(chǎn)是否真實(shí)存在,是否與賬面反映一致,有無短缺、毀損及貪污、盜竊等問題存在。實(shí)物盤點(diǎn)工作只能證實(shí)實(shí)物的存在性,而不能證實(shí)其所有權(quán)和質(zhì)量好壞,因此,審計(jì)人員還要另行審計(jì),以證實(shí)其所有權(quán)和質(zhì)量問題。無論是直接盤存還是監(jiān)督盤存,均是重要的檢查有形資產(chǎn)的方法,它可以為有形資產(chǎn)的存在性提供可靠的審計(jì)證據(jù)。盤存方法主要有以下幾個(gè)步驟。
(一)盤點(diǎn)準(zhǔn)備工作
(1)確定需要盤點(diǎn)的財(cái)物并予以封存。被審計(jì)單位的財(cái)物種類繁多,全面盤點(diǎn)不大可能,且也無必要,因此,應(yīng)根據(jù)審計(jì)目標(biāo)和應(yīng)審計(jì)項(xiàng)目的具體情況,來確定需要盤點(diǎn)的重點(diǎn)。一般可按如下標(biāo)準(zhǔn)來衡量:①是否未盤點(diǎn)過?②賬面反映存量是否合理?③在成本中所占比重是否過大?④該物品是否屬緊俏貴重物品?⑤該物品是否為日常生活必需?⑥該物品以往是否發(fā)生過舞弊問題?若上述回答都是肯定的,則應(yīng)該成為盤點(diǎn)的重點(diǎn)。
在應(yīng)盤點(diǎn)的財(cái)物確定好以后,若不能立即同時(shí)盤點(diǎn),且又難保證不讓被審計(jì)單位知道情況時(shí),則應(yīng)將需要盤點(diǎn)的物資予以封存,貼上封條后將鑰匙交財(cái)物經(jīng)管人保管。
(2)調(diào)查了解有關(guān)財(cái)物的收發(fā)保管制度,并對(duì)各項(xiàng)制度控制功能的發(fā)揮情況作出評(píng)估,找出控制的薄弱環(huán)節(jié),明確重點(diǎn)。
(3)確定參加盤點(diǎn)的人員。在盤點(diǎn)成員中,至少要有兩名審計(jì)人員、一名財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和一名實(shí)物保管人,同時(shí),還應(yīng)有必要的工作人員。
(4)結(jié)出盤點(diǎn)日的賬面應(yīng)存數(shù),即通過審閱、復(fù)算、核對(duì),將賬面記錄和計(jì)算錯(cuò)誤予以消除。
(5)準(zhǔn)備記錄表格,檢查度量器具。對(duì)于有關(guān)用來盤點(diǎn)的度量器具,一定要經(jīng)過檢查,以防弄虛作假而使盤點(diǎn)結(jié)果失真。
(6)選擇恰當(dāng)?shù)谋P點(diǎn)時(shí)間。盤點(diǎn)時(shí)間的選擇,一般以不影響工作正常進(jìn)行為準(zhǔn),宜選擇在每天的業(yè)務(wù)終了后,或是業(yè)務(wù)開始前進(jìn)行。
(二)進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)
準(zhǔn)備工作就緒,應(yīng)立即著手進(jìn)行盤點(diǎn),對(duì)于一般的財(cái)物盤點(diǎn),審計(jì)人員主要在場(chǎng)監(jiān)督,看看工作人員是否辦理了應(yīng)該辦理的手續(xù),同時(shí),注意觀察有關(guān)物品的質(zhì)量;對(duì)于特別重要的財(cái)物盤點(diǎn),審計(jì)人員除了監(jiān)督、觀察外,還應(yīng)進(jìn)行復(fù)點(diǎn),如現(xiàn)金的盤點(diǎn)、其他有價(jià)證券的盤點(diǎn)、貴重物品的盤點(diǎn)等。
盤點(diǎn)完畢,應(yīng)將其盤點(diǎn)所獲的實(shí)際情況,如實(shí)地填在事先準(zhǔn)備好的表格上。
(三)確定盤點(diǎn)結(jié)果
通過盤點(diǎn)獲得的結(jié)果,再與賬存進(jìn)行比較,就能知道賬實(shí)之問是否相符,以及不符的差異;若不相符,則到底存在什么問題,還要運(yùn)用其他方法進(jìn)一步檢查落實(shí)。
盤點(diǎn)結(jié)果確定以后,應(yīng)由所有在場(chǎng)人員(尤其是實(shí)物保管人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及審計(jì)人員)在盤點(diǎn)表上簽名,以明確責(zé)任。
盤存法主要用于各種實(shí)物的檢查,如現(xiàn)金、有價(jià)證券、材料、產(chǎn)成品、在產(chǎn)品、庫存商品、低值易耗品、包裝物、固定資產(chǎn)等。
在具體運(yùn)用盤存法時(shí),應(yīng)特別注意以下各點(diǎn):
(1)實(shí)物盤存一般采取預(yù)告檢查,如有需要也可采取突擊檢查方式,如果實(shí)物存放分散,應(yīng)同時(shí)盤點(diǎn)。若不能同時(shí)盤點(diǎn)則未盤點(diǎn)實(shí)物的保管,應(yīng)在審計(jì)人員的監(jiān)督下進(jìn)行。
(2)不能只清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量,還應(yīng)注意實(shí)物的所有權(quán)、質(zhì)量等。
(3)任何性質(zhì)的白條,都不能用來充抵庫存實(shí)物。
(4)在確定盤點(diǎn)小組的人選時(shí),不能完全聽任被審計(jì)單位,以防串通合謀舞弊。
(5)確定盤點(diǎn)結(jié)果,不要輕易作結(jié)論,尤其是涉及個(gè)人的問題,更應(yīng)謹(jǐn)慎從事。
(6)若遇有檢查日與結(jié)賬日之間不一致時(shí),應(yīng)進(jìn)行必要調(diào)整。調(diào)整時(shí),可分別按以下公式進(jìn)行:
結(jié)賬日賬面應(yīng)存數(shù)=盤點(diǎn)日賬面應(yīng)存數(shù)+盤點(diǎn)日與結(jié)賬日之間的發(fā)出數(shù)-盤點(diǎn)日與結(jié)賬日之間的收入數(shù)
結(jié)賬日實(shí)存數(shù)=盤點(diǎn)日實(shí)存數(shù)+盤點(diǎn)日與結(jié)賬日之間的發(fā)出數(shù)-盤點(diǎn)日與結(jié)賬日之間的收入數(shù)
注意:第一公式中的盤點(diǎn)日賬面應(yīng)存數(shù),是在盤點(diǎn)準(zhǔn)備階段確定的,一般認(rèn)為無核算錯(cuò)誤的賬面存數(shù),而不是被審計(jì)單位提供的盤點(diǎn)日賬余額;兩公式中兩個(gè)調(diào)整項(xiàng),數(shù)據(jù)相同,但元論是期間的付出也好,還是期間的收入也好,若要用來調(diào)整,則必須經(jīng)過審計(jì)人員的審核,只有認(rèn)為正確無誤時(shí),才能用來調(diào)整。
五、函證法
函證法是指審計(jì)人員根據(jù)審計(jì)的具體需要,設(shè)計(jì)出一定格式的函件并寄給有關(guān)單位和人員,根據(jù)對(duì)方的回答來獲取某些資料,或?qū)δ硢栴}予以證實(shí)的一種審計(jì)技術(shù)方法。
函證按要求對(duì)方回答方式的不同,又有積極函證和消極函證兩種。積極函證,是指對(duì)函證的內(nèi)容,不管在什么情況下,都要求對(duì)方直接以書面文件的形式向?qū)徲?jì)人員作出答復(fù)。消極函證,是指對(duì)于函證的內(nèi)容,只有當(dāng)對(duì)方存有異議時(shí),才要求對(duì)方直接以書面文件形式向?qū)徲?jì)人員作出答復(fù)。至于在何種情況下應(yīng)用積極函證或消極函證,一般視函證業(yè)務(wù)事項(xiàng)的具體情況而定。
1.函證方式的選擇
積極函證方式適用于以下場(chǎng)合:
(1)函證業(yè)務(wù)事項(xiàng)較為重要。一方面,可以從該業(yè)務(wù)事項(xiàng)的金額大小來衡量;另一方面,可以從該業(yè)務(wù)事項(xiàng)涉及的問題性質(zhì)來衡量。
(2)函證業(yè)務(wù)事項(xiàng)極為有限。
(3)函證業(yè)務(wù)事項(xiàng)延續(xù)的時(shí)間極長(zhǎng)。
(4)對(duì)函證業(yè)務(wù)事項(xiàng)還存有較多疑點(diǎn)。
其余場(chǎng)合,則可采用消極函證方式。在采用消極函證的方式下,只要在規(guī)定的期限內(nèi)未收到他方的答復(fù)函,則函證業(yè)務(wù)事項(xiàng)的實(shí)際情況,與審計(jì)人員的認(rèn)識(shí)是一致的。
2.函證內(nèi)容的設(shè)計(jì)
在進(jìn)行函證的情況下,他方是按照審計(jì)人員在函證中的具體要求來回答問題的。因此,設(shè)計(jì)出既能滿足審計(jì)人員要求,又便于他人理解和回答的函件,就顯得特別重要。函證應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(1)審計(jì)機(jī)關(guān)名稱;
(2)他方名稱(姓名)、發(fā)函目的、函證業(yè)務(wù)事項(xiàng)及要求;
(3)函證業(yè)務(wù)事項(xiàng)的具體內(nèi)容;
(4)審計(jì)機(jī)關(guān)及他方的簽章和發(fā)函及回復(fù)的日期等。
函證法既可用于有關(guān)書面資料的證實(shí),也可用于有關(guān)財(cái)產(chǎn)物資的證實(shí),如應(yīng)收應(yīng)付賬款余額真實(shí)性的核實(shí)、財(cái)物所有權(quán)的核實(shí)等。一般而言,當(dāng)凡需從被審計(jì)單位以外的其他單位獲取有關(guān)材料才能達(dá)到審計(jì)的目的時(shí),就可采用函證技術(shù)。不過,在其他單位與被審計(jì)單位存在極大依賴,或是被審計(jì)單位與其他單位有意串通的情況下,采用函證技術(shù)將是無效的。
應(yīng)用函證技術(shù)時(shí)應(yīng)根據(jù)需要,選擇適當(dāng)?shù)暮C方式、設(shè)計(jì)恰當(dāng)?shù)暮C文件以外,還應(yīng)注意以下問題:①應(yīng)避免由被審單位辦理與函證有關(guān)的一切事項(xiàng),包括信件的封口、投遞、接收等;②對(duì)于重要事項(xiàng)的函證,應(yīng)注意保密,以防被審計(jì)單位臨時(shí)采取補(bǔ)救措施;③在采取積極函證的方式下,未能在規(guī)定期限內(nèi)收到答復(fù)函時(shí),應(yīng)采用其他措施,或是再次發(fā)函,或是親臨核實(shí);④為了便于控制,應(yīng)對(duì)函證事項(xiàng)和單位開列清單,并做好相應(yīng)記錄。表1、表2是詢證函及銀行往來詢證函的樣本。六、觀察法
觀察法是指審計(jì)人員察看相關(guān)人員正在從事的活動(dòng)或執(zhí)行的程序,來取得審計(jì)證據(jù)的一種技術(shù)方法。如審計(jì)人員進(jìn)入被審計(jì)單位以后,對(duì)被審計(jì)單位所處的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行觀察,借以取得環(huán)境證據(jù);審計(jì)人員對(duì)被審計(jì)單位人員行為進(jìn)行觀察借以發(fā)現(xiàn)問題和證實(shí)問題,并取得行為證據(jù);審計(jì)人員對(duì)被審計(jì)單位的財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行觀察,了解其存放、保管和使用狀況,借以確定盤點(diǎn)重點(diǎn)、證實(shí)賬簿記錄、充實(shí)證據(jù)資料。
觀察法除應(yīng)用于對(duì)被審計(jì)單位經(jīng)營(yíng)環(huán)境的了解以外,主要應(yīng)用于內(nèi)部控制制度的遵循測(cè)試和財(cái)產(chǎn)物資管理的調(diào)查,如有關(guān)業(yè)務(wù)的處理是否遵守了既定的程序,是否辦理了應(yīng)辦的手續(xù);財(cái)產(chǎn)物資管理是否能保證其安全完整,是否有外在的廠房、物資等,外借的場(chǎng)地、設(shè)備是否確實(shí)需要,等等。觀察法結(jié)合盤點(diǎn)法、詢問法使用,會(huì)取得更佳的效果。觀察提供的審計(jì)證據(jù)僅限于觀察發(fā)生的時(shí)點(diǎn),并且可能影響對(duì)相關(guān)人員從事活動(dòng)或執(zhí)行程序的真實(shí)情況的了解。
七、鑒定法
鑒定法,是指審計(jì)人員對(duì)于需要證實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、書面資料及財(cái)產(chǎn)物資超出審計(jì)人員專業(yè)技術(shù)時(shí),由審計(jì)人員另聘有關(guān)專家運(yùn)用相應(yīng)專門技術(shù)和知識(shí)加以鑒定證實(shí)的辦法。如審計(jì)人員需要對(duì)書面資料真?zhèn)蔚蔫b定,實(shí)物性能、質(zhì)量、估價(jià)的鑒定,經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合理性的鑒定等,如審計(jì)組織中無該方面的專門人才,就有必要聘請(qǐng)有關(guān)專家進(jìn)行鑒定。鑒定法主要應(yīng)用于涉及較多專門技術(shù)問題的審計(jì)領(lǐng)域,如經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)領(lǐng)域;同時(shí)也應(yīng)用于一般審計(jì)實(shí)務(wù)中難以辨明真?zhèn)蔚膱?chǎng)合,如糾紛、造假事項(xiàng)等。
應(yīng)用鑒定法,在聘請(qǐng)有關(guān)人員時(shí),應(yīng)判斷被聘人員能否保持獨(dú)立性,與被鑒定事項(xiàng)所涉及的有關(guān)方面有無利害關(guān)系;鑒定后應(yīng)正式出具鑒定報(bào)告并簽名,以明確責(zé)任。